Als op 16 maart de scholen sluiten, moeten 5.000 leerlingen en 650 personeelsleden thuis aan de slag. Voor het IT-team van MosaLira een enorme klus. “Die trein liep al, maar we gingen in één klap van boemeltrein naar TGV!”

Ze hebben allebei voor de klas gestaan, ‘gegrepen door het onderwijsvirus’. Nu vormen André Limburg en Ellis Schelling met collega’s John Konings, Yasser Al Tabtabaie en Jos Humblet het bovenschoolse IT-team. Alles wat met IT te maken heeft, komt op hun bordje terecht: van de aanschaf van nieuwe laptops tot advies over de inzet van online software. In augustus 2019 starten ze, na een lange aanloop, met de transitie van een server- naar een cloudomgeving. Die ontwikkeling komt door COVID-19 in één klap in een stroomversnelling.

Al jaren werkt MosaLira toe naar veilig en duurzaam onderwijs dat niet afhankelijk is van plaats en tijd. Als één van de weinige onderwijsstichtingen beschikt de organisatie over een eigen IT-team. Er wordt gewerkt met Office 365, computers worden steeds vaker vervangen door laptops. Thuis kunnen medewerkers daarmee echter niet zomaar aan de slag. Niet met de documenten in gedeelde mappen en niet met de programma’s zelf.

Zodra de belangrijkste programma’s online beschikbaar zijn, besluit MosaLira daarom over te stappen van een serveromgeving naar een cloudomgeving. Zo kunnen medewerkers met een internetverbinding altijd en overal aan het werk. Met de transitie is de organisatie niet langer afhankelijk van een externe beheerpartij. André: “We zijn nu baas in eigen huis. We kunnen zelf besluiten of en in welk tempo we vernieuwingen doorvoeren.” 

Stroomversnelling

Met de start van het nieuwe schooljaar worden in 2019 de eerste scholen van de server losgekoppeld. Gedurende het jaar gaat de omslag gestaag door. Dan breekt COVID-19 uit. Het team moet op korte termijn voor 5.000 leerlingen onderwijs op afstand organiseren. Het proces van digitalisering komt in een stroomversnelling terecht. Gelukkig ligt er door de transitie naar een cloudomgeving en het werk met Microsoft 365 al een goede basis.

De eerste uitdaging is het contact met de leerlingen. Samen met de schooldirecteuren en O&O inventariseert het IT-team welke leerlingen, vanaf groep 3, geen computer in huis hebben. En op welke scholen er apparatuur blijft liggen. Het IT-team haalt alle devices op en brengt ze naar waar dat nodig is. Ellis: “John en ik hebben hier met stiften op de grond gezeten: waar komen de devices vandaan, waar gaan ze naartoe? We waren een heel distributiecentrum geworden!”

Altijd verbonden

Zo krijgt meer dan de helft van alle leerlingen in coronatijd de beschikking over een laptop van school. Andere leerlingen hebben er zelf een thuis. Bedrijven sponsoren meer dan 85 laptops om uit te delen aan de kinderen die thuis geen enkel device hebben. Ook aan kinderen in de lagere groepen, want zeker bij zorggezinnen willen de scholen ook de kleuters in beeld hebben.

Microsoft Teams staat al langer op de planning, maar moet nu in één klap doorgevoerd. Voor de medewerkers gaat dat snel: al op 16 maart kan iedereen het platform gebruiken. Ook voor de leerlingen wordt op stel en sprong een account aangemaakt. Dat heeft meer voeten in de aarde. Wachtwoorden die het systeem genereert worden omgezet in een alternatief dat leerlingen makkelijk kunnen onthouden én typen. Een enorme, tijdrovende klus waar Ellis gelukkig hulp bij krijgt. “De eerste week kreeg ik een bericht van Martijn Bodelier, een gymleerkracht”, vertelt ze. “Hij zei: “Ellis, kan ik jou misschien helpen?” Hij heeft me ontzettend geholpen, vooral met het resetten van al die wachtwoorden.”

Van boemeltrein naar TGV

De IT-ers werken keihard. Het team maakt lijsten met leerlingen, Ellis schrijft met Martijn de ene na de andere handleiding ‘in Jip-en-Janneke-taal’. “Het heeft ontzettend veel tijd gekost”, zegt ze. “Maar ik ben ook heel trots op wat we bereikt hebben. Als ik zie wat de leerkrachten hebben gedaan… Ook mensen die normaal heel huiverig zijn voor IT, hadden binnen een week via Teams contact met hun leerlingen. Ik heb alleen maar lof voor de mensen op de werkvloer.”

Ondanks de beperkte capaciteit binnen het IT-team is er binnen drie weken contact met de leerlingen en kunnen medewerkers op afstand aan het werk. “Je ziet”, zegt André, “dat als de nood heel hoog is, zo’n proces soepel verloopt. Omdat het moet.” Met dank aan de reeds ingezette transitie. “Het was een geluk bij een ongeluk”, zegt André. “Als we nog in de oude serveromgeving hadden gezeten, was dit veel moeilijker geweest. Die trein liep al, maar we gingen in één klap van boemeltrein naar TGV!”

Zo makkelijk mogelijk

Over de omslag van server naar cloud horen Ellis en André voornamelijk positieve geluiden. “Als IT-team willen we het onze collega’s voor de klas zo makkelijk mogelijk maken”, legt André uit. “Als we een oplossing weten om van tien naar vijf klikken te kunnen, doet we dat.” Zo is de landingspagina opgeschoond en voor elke school op dezelfde manier ingericht. Stap je als medewerker over van de ene naar de andere school, dan hoef je dus niet te wennen aan een nieuw systeem. 

Toekomstplannen

Voor Kerst gaan de laatste twee scholen van hun servers af. Collega’s kunnen alvast met al hun vragen terecht bij de nieuwe servicedesk. Ook zijn de teamleden bezig met kruisbestuiving en kennisdeling, zodat ze elkaars werk makkelijker kunnen overpakken. Daarnaast werken ze aan het vastleggen van procedures bij de komst of het vertrek van collega’s. Aan een zogenaamde ‘single sign on’, zodat je door in te loggen op je computer, meteen in alle programma’s bent ingelogd. En aan het koppelen van de verschillende platformen die MosaLira gebruikt, zodat zaken als spookaccounts worden vermeden.

Tegen de tijd dat ze daarmee klaar zijn, zijn er weer 100.000 nieuwe mogelijkheden. “Dan gaan we weer kijken hoe we het dáármee voor onze collega’s zo makkelijk mogelijk maken”, zegt André. Lachend: “Al worden we zo vaak niet gezien!” En dat onderwijsvirus? Kriebelt dat nog? “De kinderen mis ik wel”, zegt Ellis. André is het met haar eens. “Leraar is toch het mooiste beroep van de wereld.”